Inhaltsverzeichnis:
- Auftragnehmer vs. Mitarbeiter
- Angemessene Buchhaltung
- Unzureichende Buchhaltung
- Record Keeping
- Subunternehmer
Unabhängige Auftragnehmer, Berater und Freiberufler stehen vor zahlreichen beruflichen Herausforderungen, einschließlich der Beherrschung komplizierter Steuervorschriften. Die Erstattung der gültigen Betriebsausgaben ist für den Auftragnehmer in der Regel nicht steuerpflichtig, sofern er die Regeln für eine angemessene Buchhaltung und Buchführung einhält.
Auftragnehmer vs. Mitarbeiter
Unabhängige Auftragnehmer unterscheiden sich in steuerlicher Hinsicht von Mitarbeitern. Im Allgemeinen prüft der IRS, welche Partei letztendlich die Kontrolle über das Arbeitsprodukt hat und wer der Entscheidungsträger ist, um zu bestimmen, ob jemand ein Angestellter oder ein Auftragnehmer ist, obwohl der IRS alle relevanten Fakten und Umstände berücksichtigen kann. Auftragnehmer erhalten vereinbarte Entgelte für Dienstleistungen, die dem Auftraggeber ohne steuerliche Einbehaltung erbracht werden. Unternehmen, die einem unabhängigen Auftragnehmer 600 USD oder mehr für im Laufe des Jahres erbrachte Dienstleistungen zahlen, müssen dem Auftragnehmer bis zum 31. Januar des folgenden Jahres ein Formular 1099-MISC übermitteln. Kunden können Auftragnehmern angemessene Geschäftskosten erstatten, dies bedeutet jedoch für einen großen Kostenaufwand, dass der Auftragnehmer in der Steuererklärung 55-144 der Meinung war, dass ein Auftragnehmer tatsächlich ein Angestellter für Steuerzwecke war.
Angemessene Buchhaltung
Um die für einen Kunden entstandenen Kosten zu erstatten, stellt der Auftragnehmer dem Kunden eine Rechnung mit angemessener Kostenabrechnung zur Verfügung. In der Regel enthält eine angemessene Buchhaltung eine detaillierte Auflistung der Ausgaben und Belege, wenn der Kunde dies verlangt. Wenn der Kunde die gültigen Geschäftskosten erstattet, wird der Auftragnehmer die Erstattung weder als Einkommen ausweisen noch die Kosten als Geschäftskosten abziehen. Die Erstattung wird nicht auf dem Formular 1099-MISC des Auftragnehmers ausgewiesen.
Unzureichende Buchhaltung
Wenn der Auftragnehmer es unterlässt, dem Kunden eine detaillierte Liste der Geschäftskosten zur Verfügung zu stellen, wird die Erstattung, sofern sie gezahlt wird, dem Auftragnehmer auf dem Formular 1099-MISC als Einnahmen ausgewiesen. Wenn der Auftragnehmer ausreichende Aufzeichnungen über die Kosten geführt hat, kann er die Kosten in Anlage C des Formblatts 1040 abziehen.
Record Keeping
Der Steuerpflichtige, der den Abzug geltend macht - entweder der Auftragnehmer oder der Arbeitgeber - muss die Geschäftskosten nachweisen. Speichern Sie Belege oder Ausgabenbelege, wie z. B. stornierte Schecks oder Kreditkartenauszüge. Dokumentieren Sie außerdem die Details zu jeder Ausgabe, einschließlich des Geschäftszwecks und der beteiligten Parteien - beispielsweise der Teilnehmer einer Mahlzeit. Notieren Sie auch das Datum der Ausgaben; wo die Kosten entstanden sind, einschließlich des Ortes und der Stadt, wenn es sich um Reisekosten handelt; und eine detaillierte Liste aller Ausgaben.
Subunternehmer
Gelegentlich beauftragen unabhängige Auftragnehmer Subunternehmer, um bestimmte Aufträge zu erfüllen, die als Angestellte oder Auftragnehmer für steuerliche Zwecke eingestuft werden können. In diesen Fällen werden die ursprünglichen Auftragnehmer zu Arbeitgebern und müssen dieselben Regeln für die Kostenerstattung einhalten, wenn auch aus einer anderen Perspektive.