Inhaltsverzeichnis:
- Aufwendungen für Mitarbeiter
- Rechenschaftspflichtige und nicht rechenschaftspflichtige Pläne
- Ausstellen von Schecks unter einem verantwortlichen Plan
- Personalabrechnung für nicht rechenschaftspflichtige Pläne
Der Internal Revenue Service ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern die durch die Tätigkeit entstandenen Geschäftskosten zu erstatten. Im Rahmen eines verantwortlichen Plans sind diese Kostenerstattungen für den Arbeitnehmer steuerfrei. Wenn es sich um einen nicht rechenschaftspflichtigen Plan handelt, werden die Zahlungen als Löhne betrachtet. Wenn Rückerstattungen über die Gehaltsabrechnung ausgestellt werden, bedeutet dies, dass sie Teil eines nicht abrechnungsfähigen Plans sind und der Angestellte die Steuern auf die Rückerstattungen entrichtet.
Aufwendungen für Mitarbeiter
Als Unternehmensvertreter fallen den Angestellten während der Arbeit tendenziell Geschäftskosten an. Autofahren, um einen Kunden zu treffen, Büromaterial abzuholen oder einen Kunden zum Mittagessen mitzunehmen, sind alle Geschäftsausgaben, die vom Arbeitgeber erstattet werden können. Um Ausgaben zu dokumentieren und zu begründen, sollten Mitarbeiter Kopien von Quittungen speichern, wenn sie Einkäufe tätigen. Der IRS ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern die Meile für die Autofahrt zu erstatten, sodass die Mitarbeiter ein detailliertes Protokoll der Geschäftsreisen führen können, anstatt Gas zu sparen.
Rechenschaftspflichtige und nicht rechenschaftspflichtige Pläne
Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern Arbeitsaufwendungen erstattet, erfolgt dies entweder im Rahmen eines Rechenschaftsplans oder eines Nicht-Rechenschaftsplans. Bei einem verantwortlichen Plan handelt es sich um einen Plan, in dem der Mitarbeiter die Ausgaben zeitgerecht dokumentiert und überzählige Erstattungen zurückgibt. Der Arbeitgeber prüft, ob die Ausgaben eine Geschäftsverbindung hatten, und behält eine Kopie der Dokumentation. Bei einem rechenschaftspflichtigen Plan handelt es sich bei der Kostenerstattung nicht um Einkommen. Stattdessen handelt es sich um eine steuerfreie Kostenerstattung für den Mitarbeiter.
Ausstellen von Schecks unter einem verantwortlichen Plan
Wenn Sie einen verantwortlichen Plan haben, sollten Kostenerstattungen nicht über die Personalabrechnung verarbeitet werden. Bitten Sie die Mitarbeiter stattdessen, regelmäßig Ausgabenbelege zu sammeln und anschließend eine Kostenerstattungsprüfung durchzuführen. Diese Zahlungen sind als Betriebsausgaben zu erfassen. Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter einen Meilenrückzahlungs-Check für 50 US-Dollar unterbreiten, sollten diese 50 US-Dollar als Meilenkosten verbucht werden. Ihr Unternehmen kann diese Ausgaben in der Steuererklärung für Unternehmen abschreiben. Bewahren Sie daher Kopien der Kilometerformulare und Quittungen auf, um die Kosten zu belegen.
Personalabrechnung für nicht rechenschaftspflichtige Pläne
Wenn der Arbeitgeber die Regeln eines rechenschaftspflichtigen Plans nicht einhält, gilt für ihn ein nicht rechenschaftspflichtiger Plan. Manchmal führt ein Arbeitgeber absichtlich einen nicht zu berücksichtigenden Plan zur Minimierung der Datenaufzeichnung durch. Ein Unternehmen kann sich beispielsweise dafür entscheiden, seinen Mitarbeitern jeweils 500 US-Dollar zu zahlen, um die Kosten für Lebensmittel und Kilometer für eine jährliche geschäftliche Schulung zu decken und keine Quittungen zu verlangen. In diesem Fall werden die Kostenerstattungen als Löhne betrachtet und die Angestellten werden Steuern zahlen.
Da es sich hierbei um Löhne handelt, sollten die Kostenerstattungen im Rahmen eines nicht anrechenbaren Plans über die Personalabrechnung abgewickelt werden. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber Bundes-, Landes- und Lohnsteuern einbehalten. Zum Jahresende werden die Kostenerstattungen im Arbeitsblatt W-2 des Arbeitnehmers als Löhne ausgewiesen.