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Wenn Sie Ihre Einkommensteuern einreichen, müssen Sie diese Aufzeichnungen nach der Einreichung führen, da der IRS das Recht hat, Ihre Steuern zu überprüfen und alle Ihre Originaldokumente anzufordern. Der IRS fragt nach schriftlichen Dokumenten oder gedruckten Kopien der Informationen und bevorzugt die Originale.
Zeitrahmen
Bewahren Sie Ihre Steuerinformationen mindestens drei Jahre lang auf. Dies ist der Zeitrahmen, in dem der IRS Ihre jährliche Hinterlegung prüfen kann. Eine Verjährungsfrist begrenzt die Zeit, die ein IRS gegen einen Steuerzahler wegen eines möglichen Fehlverhaltens ansetzen kann. Dies wird von der Bundesregierung festgelegt. Die IRS kann auch dann ein Jahr prüfen, wenn keine Steuererklärung vorliegt, und stattdessen die Informationen aus den umliegenden Jahren oder Basisberechnungen verwenden. Elektronische Kopien können länger aufbewahrt werden, wenn Sie glauben, dass dies erforderlich ist.
Rechtliche Stellung
Nach Ablauf der Verjährungsfrist muss der IRS einen angemessenen Nachweis haben, um ein Audit unter besonderen Umständen zu eröffnen. Bei Audits nach drei Jahren müssen Betrug, Diebstahl oder Verschwörung nachgewiesen werden, um ein Verbrechen über mehrere Jahre zu begehen. Der IRS kann auch nach Ablauf dieser Frist ein Audit eröffnen, wenn der Nachweis besteht, dass Sie Informationen verborgen haben, die sich auf die Steuererklärungen nach den Dreijahresbeschränkungen auswirken würden.
Bedeutung
Wenn Sie alle Ihre Einkommensteuerinformationen für drei Jahre aufbewahren, können Sie Nachweise und Antworten auf alle IRS-Fragen bereitstellen, falls diese auftauchen. Ohne diese Informationen verwendet der IRS die vergangenen Jahre, um eine bestmögliche Schätzung zu erstellen und ohne Ihre Informationen zu arbeiten. Dies ist häufig nicht für den Steuerzahler von Vorteil, da der IRS Basisberechnungen verwendet, die keine besonderen Regeln oder Situationen berücksichtigen, wie beispielsweise Abzüge oder Ausnahmen, für die Sie möglicherweise in Betracht kamen.
Instandhaltung
Die Aufbewahrung Ihrer Einkommensteuerinformationen erfordert eine ordnungsgemäße Aufbewahrung, damit Sie die Informationen schnell abrufen können. Sie müssen in der Lage sein, das richtige Formular für das richtige Jahr zu finden, sonst riskieren Sie weitere Verzögerungen, Fragen und Unterlagen vom IRS. Das Führen von Aufzeichnungen umfasst die Aufbewahrung von Einkommensteuerpapieren. Legen Sie Ihre Informationen an einem sicheren und geschützten Ort ab, der nicht anfällig für Beschädigungen ist, beispielsweise in einer sicheren, feuerfesten Schließbox oder bei Ihrem Steuerberater. Erstellen Sie Kopien und legen Sie sie an einem anderen Ort ab, sodass Sie jederzeit auf Informationen zugreifen können.
Verfügung
Nach Ablauf des Dreijahresfensters können Sie die Papierkopien entsorgen. Erstellen Sie eine elektronische Kopie für den Fall, dass Sie die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt referenzieren müssen, aber bewahren Sie die Informationen nicht auf Ihrem PC auf. Scannen Sie die Informationen zur Speicherung auf eine CD oder ein Flash-Laufwerk. Werfen Sie keine Papiere mit Ihren persönlichen Daten darauf. Diese Dokumente gründlich zerkleinern und möglicherweise verbrennen. Ihre Einkommensteuernachweise können dazu verwendet werden, Identitätsdiebstahl zu begehen, wenn genügend Informationen zusammengestellt werden können.