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Die meisten Unternehmen erstellen ein Budget für jede Tätigkeit, die sie durchführen, sowie für ihre normalen Tätigkeiten. Am Ende des Zeitraums oder Projekts wird das Budget mit den tatsächlichen Kosten und Erträgen und etwaigen Unterschieden zwischen dem Budget und den analysierten tatsächlichen Kosten und Aufwendungen verglichen. Diese als "Abweichungsanalyse" bezeichnete Vorgehensweise ist wichtig für das Management Accounting, das sich auf die Erstellung von zukunftsgerichteten Informationen konzentriert, z. B. die Entwicklung von Budgets und die Messung der Leistung, um Manager dabei zu unterstützen, Geschäftsstrategien zu formulieren, Geschäftsaktivitäten zu planen und Geschäftsergebnisse zu bewerten.
Budget erstellen
Auf der Grundlage von Informationen aus der Finanzbuchhaltung erstellen die Steuerberater häufig Budgetpläne für verschiedene Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens, und die Manager können diese dann als Leitfaden verwenden, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Während Finanzbuchhalter die Einhaltung von Vorschriften und Aufzeichnungen betonen, prognostizieren und planen die Steuerberater die zukünftige Geschäftsentwicklung und schlagen Handlungsoptionen vor. Die Budgetplanung liefert die Basis, anhand derer die tatsächlichen Ergebnisse gemessen und bewertet werden können.
Messergebnisse
Die Messung der tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zum Budget zielt auf die Überwachung und Aufzeichnung der Geschäftsaktivitäten ab, deren Ergebnisse für die weitere Leistungsbewertung verwendet werden. Der Vergleich von Ist-Budget zeigt oft einen Unterschied oder eine "Abweichung", die entweder günstig oder ungünstig sein kann. In einem Kostenbudget würde beispielsweise eine niedrigere tatsächliche Anzahl als die budgetierte Zahl als günstig angesehen, während in einem Verkaufsbudget eine höhere tatsächliche als die budgetierte Zahl als günstig angesehen würde.
Varianz analysieren
Die Abweichung wird analysiert, um herauszufinden, was die Abweichung zwischen Ist und Budget verursacht hat. Planungsbudgets und Messergebnisse sind nur der Anfang des Prozesses zum Vergleich von Ist- und Budget. Das Management verwendet den Budgetbericht, um die Gründe für Abweichungen zu ermitteln, sodass geeignete Korrekturmaßnahmen empfohlen werden können. Mögliche Ursachen für ungünstige Abweichungen können ein unrealistisches Budget oder eine unterdurchschnittliche Leistung sein.
Maßnahmen ergreifen
Die Varianzanalyse informiert Manager besser über den laufenden Geschäftsbetrieb. Wenn sie wissen, was geleistet hat und was nicht, können Manager verstärkende Maßnahmen oder Korrekturmaßnahmen ergreifen. Durch den Vergleich von Ist- und Budgetwerten soll das Unternehmen durch eine bessere Planung, Überwachung, Bewertung und Kontrolle aufgewertet werden. Das Management kann ein Budget nach oben oder nach unten anpassen, um die Realität besser wiederzugeben und neue Maßnahmen zur Kostensenkung oder Verkaufsförderung einzuführen.