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Wenn Sie nicht den von einem Unternehmen gewünschten oder erwarteten Service erhalten, müssen Sie möglicherweise eine Kundendienstbeschwerde einreichen. Manchmal ist dies die einzige Möglichkeit, ein Problem zu lösen. Wenn Sie erfolglos mit den Vertretern, Kassierern, Korrespondenten und Vorgesetzten des Unternehmens gesprochen haben, kann eine formelle Beschwerde das Problem schnell beheben. Wenn Sie sich auf die Einreichung einer Beschwerde vorbereiten, müssen Sie möglicherweise einige Informationen sammeln und die korrekten Schritte und Verfahren befolgen. Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Verfahren für die Einreichung von Beschwerden.
Schritt
Rufen Sie die Firma an, bei der Sie die Beschwerde einreichen, und fragen Sie sie nach dem Verfahren für die Einreichung einer Kundenservice-Beschwerde. Bei einigen Unternehmen können Sie online eine Beschwerde einreichen, und andere Unternehmen möchten, dass Sie Ihre Beschwerde schriftlich einreichen. Folgen Sie den Anweisungen des Briefes. Wenn Ihre Kundenservice-Beschwerde verfasst werden muss, holen Sie die richtige Adresse für die Abteilung ein, in die sie gehen soll. Finden Sie heraus, ob Ihr Brief an eine bestimmte Person oder nur an eine Abteilung gerichtet werden soll.
Schritt
Sammeln Sie alle Ihre Informationen. Möglicherweise benötigen Sie den Namen der Person, mit der Sie gesprochen haben, wenn er oder sie die Ursache Ihrer Beschwerde war. Erhalten Sie die Namen aller Personen, mit denen Sie gesprochen haben, einschließlich Vorgesetzten. Notieren Sie sich den Namen der Abteilung sowie die Telefonnummer der Abteilung. Wenn Sie wissen, zu welchen Terminen und Zeitpunkten Sie mit Einzelpersonen gesprochen haben, fügen Sie diese in Ihr Dokument ein. Manchmal können Sie mehrere Tage damit verbringen, mit verschiedenen Leuten zu sprechen, um zu versuchen, einen Service-Anruf gelöst zu bekommen. Notieren Sie alle weiteren Details, die Sie in Bezug auf Ihre Kundenservice-Beschwerde beachten können.
Schritt
Schreibe deinen Brief. Wenn Sie Ihren Brief schreiben, vergewissern Sie sich, dass Sie keine Informationen auslassen. Schreiben Sie die Reihenfolge auf, in der sich die Dinge ereignet haben, und die Reihenfolge, in der Sie mit bestimmten Personen gesprochen haben. Sie müssen auch detailliert erklären, worum es bei Ihrer Beschwerde geht. Geben Sie so viele Details wie möglich an. Geben Sie die Schritte an, die Sie zur Behebung des Problems unternommen haben. Erläutern Sie, warum das Unternehmen die erforderlichen Maßnahmen ergreifen sollte, um Ihre Situation zu korrigieren. Lassen Sie das Unternehmen wissen, dass Sie in naher Zukunft von Ihnen hören werden.
Schritt
Senden Sie Ihren Brief. Fügen Sie Ihrem Brief alle Fotokopien aller Dokumente bei, die Ihrem Fall helfen. Bewahren Sie eine Kopie Ihres Briefes für Ihre Unterlagen auf. Das Unternehmen sollte sich in angemessener Zeit mit Ihnen in Verbindung setzen. Geben Sie ihnen 10 bis 15 Tage Zeit, um zu antworten. Sie können eine Kopie Ihres Schreibens an jeden schicken, mit dem Sie gesprochen haben, oder zumindest an den Vorgesetzten in der zuständigen Abteilung.
Schritt
Follow-up bei der zuständigen Agentur. Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihr Problem nicht lösen können, müssen Sie sich möglicherweise an die Federal Trade Commission (FTC), das Better Business Bureau, eine Kreditmeldestelle oder sogar an die Generalstaatsanwaltschaft wenden. Sie haben auch eigene Verfahren für die Registrierung von Beschwerden.