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Das W-9-Formular wird häufig von einem Unternehmen oder einem Arbeitgeber verwendet, um die TIN einer Einzelperson oder die Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen aufzuzeichnen. Die TIN ist nichts weiter als Ihre Sozialversicherungsnummer. In den meisten Fällen wird das W-9 an Arbeitnehmer vergeben, die Einnahmen oder Zahlungen in Form von Provisionen, Immobilientransaktionen und Bankgeschäften erhalten. Mit dem W-9 kann auch überprüft werden, ob es sich bei einer Person um einen Bürger oder einen in den Vereinigten Staaten ansässigen Ausländer handelt.
Schritt
Drucken Sie Ihren Namen oder geben Sie ihn dort ein, wo "Name" steht. Der Name muss mit dem Namen in Ihrer Steuererklärung übereinstimmen.
Schritt
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Privatperson / Einzelunternehmer", wenn Sie Ihre Steuern nicht als Körperschaft, Partnerschaft oder GmbH angemeldet haben. Die meisten Leute aktivieren das Kontrollkästchen "Einzelunternehmer". Wenn Sie den W-9 als Einzelperson ausfüllen, lassen Sie einfach den Platz für "Geschäftsname" leer. Andernfalls schreiben Sie im Namen Ihrer Gesellschaft, Partnerschaft oder GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung).
Schritt
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ausgenommener Zahlungsempfänger" nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie vom Einbehalten von Backups befreit sind. Die meisten Einzelpersonen oder Einzelunternehmer gelten nicht als befreite Zahlungsempfänger. Daher sollten Sie dieses Feld leer lassen. Ansonsten können Sie der umfangreichen Liste der Qualifikationen entnehmen, die auf dem W-9-Formular selbst angezeigt wird, um festzustellen, ob Sie die Ausnahmebedingungen erfüllen. Die Qualifikationen werden auf dem Formular unter "Spezifische Anweisungen, ausgenommener Zahlungsempfänger" angezeigt.
Schritt
Geben Sie Ihre aktuelle Adresse in den USA in das dafür vorgesehene Feld ein. Lassen Sie dann die Felder unter "Name des Antragstellers" und "Kontonummer (n)" leer.
Schritt
Geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer in das dafür vorgesehene Feld ein. Dies ist Ihre Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN). Wenn Sie ein gebietsfremder Ausländer ohne Sozialversicherungsnummer sind, geben Sie stattdessen Ihre individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummer (ITIN) ein. Wenn Sie keine Sozialversicherungsnummer oder ITIN haben, wenden Sie sich an Ihr lokales Büro für die Verwaltung der sozialen Sicherheit, um eine Sozialversicherungsnummer zu beantragen. Sie müssen dazu das Formular SS-5 ausfüllen. Sie können auch auf www.ssa.gov das SS-5-Formular herunterladen.
Schritt
Lesen Sie die Zertifizierung unter Teil II des W-9. Unterschreiben und datieren Sie das W-9-Formular. Wenn Sie fertig sind, senden Sie das Formular an die Firma oder die Person, die es ausgestellt hat. Senden Sie den W-9 nicht an den IRS.