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Der Internal Revenue Service (IRS) empfiehlt, gute Aufzeichnungen zu führen, es ist jedoch nicht erforderlich, dass Unternehmen oder Einzelpersonen Finanzaufzeichnungen in einer bestimmten Form führen. Wenn Sie medizinische Kosten als Abzug für Ihre Steuern geltend machen, müssen Sie die Dokumentation aufbewahren, die Sie im Falle einer Prüfung verwenden können.In einer Prüfung müssen Sie dem IRS nachweisen, dass die von Ihnen geltend gemachten Ausgaben gültig sind, oder Sie müssen möglicherweise zusätzliche Einkommenssteuer zahlen.
Schritt
Beschriften Sie die Abschnitte einer Akkordeon-Datei oder einzelner Dateiordner mit den Kategorien der medizinischen Ausgaben, die Sie geltend machen können. Sie benötigen einen Abschnitt für Arztrechnungen, Zahnrechnungen, Rezepte, Krankenversicherung und Transportkosten. Abhängig von der Art der medizinischen Versorgung, die Sie und Ihre Angehörigen verwenden, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Abschnitte. Wenn der Arzt Ihres Kindes beispielsweise Nachhilfe vorschreibt, fügen Sie einen Abschnitt für die Ausbildungskosten hinzu. Andere Möglichkeiten umfassen die Anwaltskosten, die für eine angemessene Behandlung anfallen, sowie die Kosten für medizinische Konferenzen.
Schritt
Fügen Sie Notizen zu jedem schriftlichen Nachweis der Arztkosten hinzu, wenn Sie diese erhalten. In jedem Dokument sollte angegeben werden, wer die Kosten verursacht hat - Sie oder einer Ihrer Angehörigen. Die Aufzeichnung sollte auch den Namen und die Adresse des Anbieters, das Datum der Ausgaben, die Art der Ausgaben und die Kosten enthalten. Die IRS empfiehlt, die Ausgaben zu verfolgen, wenn sie auftreten. Zu den schriftlichen Aufzeichnungen gehören unter anderem Quittungen, Rechnungen, Lieferscheine, stornierte Schecks, Kreditkartenauszüge und Aufzeichnungen über elektronische Überweisungen.
Schritt
Geben Sie die Details der Krankenakte in Ihre Tabellenkalkulations- oder Verfolgungsanwendung ein. Sie können eine Tabelle mit Papier und Bleistift einrichten oder Computersoftware verwenden, um die Arztkosten zu verfolgen. Die Tabelle muss eine Spalte für alle Details enthalten, die Sie in der schriftlichen Aufzeichnung notiert haben. Ordnen Sie die Spalten so an, wie es für Sie sinnvoll ist. Sie können beispielsweise das Datum in die erste Spalte eingeben, dann den Namen der Person, der die Ausgaben zugeordnet sind, die Art der Ausgaben usw. Tabellenkalkulationsanwendungen oder spezielle Verfolgungssoftware haben gegenüber einer handschriftlichen Aufzeichnung mehrere Vorteile. Bei der meisten Software können Sie beispielsweise die Reihenfolge der Spalten neu ordnen und die Informationen nach einem bestimmten Faktor sortieren. Ein Computer-Tracking-System liefert Ihnen auch automatisch Summen.
Schritt
Legen Sie die schriftliche Aufzeichnung der Kosten in den entsprechenden Abschnitt Ihrer Dateien ein. Halten Sie die Datensätze nach Datum in jedem Dateibereich in der Reihenfolge, indem Sie jeden neuen Datensatz konsistent an der Vorder- oder Rückseite der Datei platzieren.