In Ledgern werden lediglich Gutschriften und Lastschriften erfasst. Wir verwenden ein Konto, wenn wir Schecks oder Einzahlungen in unsere Scheckbücher oder Einzahlungen und Auszahlungen in ein Sparbuch eingeben. Manche Leute führen ein Haushaltsbuch. Andere führen Unternehmensbücher für kleine oder internationale Unternehmen. Obwohl die Computerisierung die Arbeit des Wirtschaftsprüfers vereinfacht hat, kann er auch auf die Haushaltsfinanzen angewendet werden. Computerbasierte Ledger sind als Freeware oder Shareware sowie die zum Kauf angebotenen Profi-Pakete erhältlich. Ledger-Tablets sind in jedem Büromarkt und in den meisten Schreibwarengeschäften erhältlich.
Ledger enthalten mindestens fünf Spalten, die für Datum, Detail, Gutschrift, Lastschrift und Saldo verwendet werden. Die Detailspalte wird für den Namen des Zahlungsempfängers oder der Einkommensquelle und für alle Notizen verwendet. Die Einnahmen oder Ausgaben werden entweder in der Spalte "Gutschrift" oder "Soll" verbucht (wobei die andere Spalte leer bleibt), und eine laufende Summe wird in die Bilanzzeile eingetragen. Es können Spalten hinzugefügt werden, um das zu versteuernde Einkommen oder die abzugsfähigen Ausgaben anzuzeigen. Die Ledger sollten für einen bestimmten Zeitraum - eine Woche oder einen Monat - aufbewahrt werden, je nach Anzahl der Transaktionen. Am Ende des Zeitraums werden Lastschriften und Gutschriften summiert, und der Endsaldo wird geprüft, indem die Gutschriften hinzugefügt und die Lastschriften vom Eröffnungssaldo abgezogen werden. Der Endsaldo wird als Eröffnungssaldo des Kontos für die nächste Periode "vorgezogen". Vergewissern Sie sich, dass jedes Blatt Ihres Ledgers mit einem Titel (Haushaltsbuch, Name des Geschäfts), Datum des Zeitraums, in dem sich das Blatt befindet, und Überschriften für Spalten gekennzeichnet ist. Wenn für einen Aktivitätszeitraum mehr als eine Seite benötigt wird, müssen Sie auf jeder Seite die Seitennummern als Gesamtzahl markieren.
Hauptbücher werden von Buchhaltern verwendet, um Bilanzen zu erstellen, Einnahmen und Ausgaben für Steuererklärungen zu verfolgen und Budgets vorzubereiten. Um das Ledger dafür zu verwenden, weisen sie jeder Gruppe von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten Kontonummern zu. Eine separate Kontonummer kann angegeben werden für: Einnahmen aus jeder Quelle, Miete, Hypotheken- und Darlehenszahlungen, Computer-Leasing, Schulkosten oder jede Art von Einnahmen oder Ausgaben, für die Sie am Jahresende einen Gesamtbetrag benötigen. Die Kontonummerierung erleichtert das Sammeln von Daten, mit denen Steuern berechnet oder Budgets ermittelt werden können. Mit Ihrem Konto können Sie ein Budget für Ihr Unternehmen und Ihren Haushalt erstellen, das vorhersagen kann, welche Ausgaben Sie planen sollten und welche Art von Einkommen Sie erwarten können. Verwalten Sie separate Geschäftsbücher für geschäftliche und private Konten, um den Überblick über das Geld zu behalten und vollständige Aufzeichnungen für Ihren Buchhalter zu haben.