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Vielleicht möchte Ihre Organisation ein Teambuilding-Programm oder ein jährliches Charity-Programm entwickeln. Unabhängig von der Veranstaltung kosten solche Aktivitäten Geld. Eine Hauptüberlegung, ob ein Programm von einem groben Vorschlag in die Realität umgesetzt werden kann oder nicht, sind die Kosten. Um die Kosten einzuschätzen, erstellen Unternehmen ein Programmbudget.
Identifizierung
Das Format eines Budgets variiert je nach Unternehmen. Standardbudgets enthalten jedoch einen schriftlichen Bericht, in dem die Kosten detailliert und begründet werden. Zu einem Budget gehört auch eine Tabelle, in der die quantitativen Aspekte des Budgets, vor allem die Kosten, hervorgehoben werden. Diese Ausgaben umfassen fixe und variable Kosten. Robert Carbaugh erläutert in dem Buch "Contemporary Economics", wie sich Fixkosten auf Vorlaufkosten beziehen, unabhängig von der produzierten Menge oder Menge. Beispiele sind Verwaltungsgehälter, Miet- oder Veranstaltungsgebühren und Maschinen. Variable Kosten hingegen werden je nach Leistung oder Nutzung angepasst. Materialien und Inputs sind Arten variabler Kosten. Die Berechnung des Gesamtwerts dieser Ausgaben ergibt die Gesamtkosten des Programms.
Eigenschaften
Zu den Merkmalen eines Programmbudgets gehören ein schriftlicher Überblick über die Kostenzuordnung, mögliche Gründe für Schwankungen der erwarteten Kosten und die Deckung der Ausgaben. Die Berichtsübersicht rechtfertigt jeden der aufgeführten Einkäufe und bietet manchmal Lösungen zur Reduzierung der Projektkosten. In einigen Fällen werden in einem Programmbudget Möglichkeiten zur Deckung der Ausgaben aufgeführt, einschließlich der Mittelbeschaffung oder der Umleitung von Ressourcen von einem Teil der Organisation zum Projekt.
John Mutz, Autor von "Fundraising for Dummies", erläutert, wie Programmbudgets widerspiegeln sollten, wie das Unternehmen die Kosten geplant hat. Der erwartete Kostenteil des Budgets, der in der Kalkulationstabelle aufgeführt ist, umreißt die für die Programmdurchführung erforderlichen Elemente. Die Kalkulationstabelle gibt auch die Gesamtkosten an, die normalerweise im gesamten Bericht referenziert werden.
Bedeutung
Ein Programmbudget hilft Unternehmen, die Kosten zu verstehen und zu aktualisieren. In einigen Fällen kann die Berechnung der Kosten zeigen, dass sich das Unternehmen das gegebene Programm nicht leisten kann. In diesem Fall spart das Unternehmen wertvolle Ressourcen, indem es kein Programm entwickelt, das es sich nicht leisten kann. Oder das Budget zeigt, wie das Unternehmen seine ursprünglichen Pläne um etwas kostengünstiger gestalten kann. Einige Unternehmen verwenden ein Programmbudget als Vorschlag: In diesen Fällen kann das Unternehmen, das Gebote verschiedener Unternehmen annimmt, die effektivste und erschwinglichste Wahl prüfen, die von den Anbietern angeboten wird. Ein Budget führt auch zu Verantwortungsbewusstsein gegenüber den Verantwortlichen für Einkäufe des Projekts. Das Management kann die im Budget beschriebenen Informationen verwenden, um Richtlinien und Erwartungen bezüglich der Kosten zu erstellen.
Warnung
Vor der Auflistung der Kosten sollten Budgetanalytiker Informationen aus verschiedenen Quellen bezüglich der Preise einholen. Das Unternehmen sollte erst nach Rücksprache mit vielen Preisen feststellen, welcher Artikel für das Programm erworben werden soll. An diesem Punkt sollte sich das Unternehmen dazu verpflichten, das Produkt zu kaufen oder den Service zu nutzen. Die Verwendung von bloßen Schätzungen macht Budgets unzuverlässig und unbegründet.