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Frage mich, wie lange Dokumente aufbewahrt werden sollen? Bestimmen Sie zuerst, was das Dokument ist. Wenn ein Dokument beispielsweise monetäre Informationen enthält, z. B. Pay-Stubs oder Darlehensauszüge, werden diese unter Finanzdokumenten kategorisiert. Die meisten Finanzdokumente werden von Jahr zu Jahr gespeichert und bei Bedarf für eine spätere Rechnungsprüfung noch einige Jahre aufbewahrt. Andere Kategorien umfassen Identifikation, Vertrag, Ausbildung und persönliche.
Finanzunterlagen
Halten Sie Einnahmen und Ausgaben, Rechnungen und andere Finanzdokumente (z. B. monatliche Kontoauszüge) bis zu einem Jahr. Wenn Sie Finanzunterlagen zu Steuerzwecken archivieren, sollten Sie geschäftliche und persönliche Finanzdokumente wie Quittungen bis zu 10 Jahre aufbewahren, falls Sie geprüft werden.
Ausweisdokumente
Ein Ausweis ist ein Beleg für das Alter und den Geburtsnamen einer Person, z. B. Geburtsurkunde oder Führerschein. Diese Dokumente sollten auf Verlangen der Justizbehörden relativ lange aufbewahrt werden. Ein staatlich ausgestellter Führerschein ist auch eine Form der dokumentierten Identifikation, die nach Ablauf wie ein Führerschein erneuert werden muss.
Vertragsdokumente
Vertragsdokumente sind schriftliche Vereinbarungen zwischen einer natürlichen Person und einem Dritten über den Austausch oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Bei diesen Waren oder Dienstleistungen kann es sich um ein Haus oder ein Auto handeln, das Leasingverträge oder Eigentumsurkunden oder Garantien für erworbene Immobilien umfasst. In jedem Fall hat ein Vertragsdokument ein festgelegtes Fälligkeitsdatum oder Kündigungsdatum für das Dokument. Dies kann auch das Datum sein, an dem das Dokument verworfen werden soll.
Ausbildungsunterlagen
Die Aufbewahrung abgestufter Forschungsarbeiten und dergleichen in einem Schuhkarton oder in einem zusammenlegbaren Ordner kann für die spätere Verwendung beim Archivieren von Bildungsdokumenten pro Semester vorteilhaft sein. Mit der archivierten Arbeit des Semesters kann ein Student seine frühere Arbeit für eine Halbzeit- oder ein Abschlussjahr überprüfen und die endgültigen Noten gegebenenfalls bestreiten.
Versuchen Sie für andere Bildungsdokumente, wie Schuldscheine oder Studentendarlehen, diese Dokumente in der Finanzkategorie zu archivieren. Dies hilft Ihnen, mit den finanziellen Verpflichtungen Schritt zu halten.
Persönliche Aufzeichnungen
Persönliche Aufzeichnungen sind Dokumente wie eine Heiratsurkunde, ein Hochschulabschluss und medizinische Aufzeichnungen, bei denen es sich um sensible Stücke handelt, die von erheblichem Wert sind. Diese Gegenstände sollten immer an einem sicheren Ort aufbewahrt oder weggeräumt werden, da diese Gegenstände normalerweise nicht öffentlich präsentiert werden. Ein Zertifikat oder ein Abschluss kann gerahmt und montiert werden, um es zu erhalten, und kann privat zu Hause oder im Büro angezeigt werden.