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Wenn Sie einen Job haben, für den eine Reise erforderlich ist, unabhängig davon, ob Sie sich in Ihrer Stadt oder in Ihrem Bundesstaat befinden oder sich außerhalb des Bundesstaats oder Landes befindet, wählt Ihr Unternehmen die Methode der Rechenschaftspflicht und Erstattung dieser Kosten. Einige Unternehmen erstatten Ihre tatsächlichen Kosten, während andere Ihnen ein Reisestipendium gewähren. Wenn Sie ein Reisestipendium erhalten, hängt Ihre persönliche Steuerschuld davon ab, ob Ihr Arbeitgeber einen rechenschaftspflichtigen oder nicht rechenschaftspflichtigen Plan hat. Die Erstattung der tatsächlichen Ausgaben ist nicht steuerpflichtig.
Rückerstattungsmethoden für Reisen
Wenn Sie reisen müssen und diese Reise als berufsbezogen angesehen wird, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen die Erstattung dieser Kosten abwickeln kann. Sie können vor der Reise ein Reisestipendium erhalten, Sie können Ihre Ausgaben bezahlen und eine Erstattung erhalten, oder Sie erhalten ein Reisestipendium, bei dem Sie Ihre Kosten dokumentieren und nicht verwendete Teile des Stipendiums Ihrem Arbeitgeber zurückgeben müssen. Ihr Unternehmen kann sich für die Bereitstellung dieser Mittel im Rahmen eines verantwortlichen Plans oder eines nicht anrechenbaren Plans entscheiden, oder es kann einen Teil der Ausgaben zum Tagessatz verbuchen.
Verantwortlicher Plan
Wenn Ihr Arbeitgeber einen rechenschaftspflichtigen Plan verwendet, sind die Geschäftskosten, die Sie mit Ihrem Reisestipendium gemacht haben, nicht als Einkommen zu versteuern, noch unterliegen sie der FICA-Steuer. Ein verantwortlicher Plan muss bestimmte IRS-Anforderungen erfüllen. Die Ausgaben müssen geschäftsbezogen sein und wären sonst von Ihnen als Geschäftskosten abzugsfähig. Ihr Arbeitgeber muss verlangen, dass Sie Ihre Ausgaben dokumentieren, indem Sie Datum, Zeit, Ort, Höhe und betrieblichen Zweck der Ausgaben innerhalb einer angemessenen Frist angeben - normalerweise innerhalb von 60 Tagen.
Alle Ausgaben erfordern Quittungen, es sei denn, sie werden nach einem Tagegeld erstattet, beispielsweise nach Kilometer. Überschüssige Beträge aus Ihrem Reisestipendium, die für Ihre Reise nicht benötigt wurden, müssen innerhalb einer angemessenen Frist an das Unternehmen zurückgegeben werden. Nicht zurückerstattete Beträge sind voll steuerpflichtig.
Nonaccountable Plan
Bei einem nicht abrechenbaren Plan muss der Mitarbeiter die mit dem Reisestipendium getätigten Ausgaben nicht abrechnen. Bei einem solchen Plan können Sie Ihr Reisestipendium für alles, was Sie möchten, ohne Dokumentation oder Erklärung ausgeben, und Sie müssen den nicht in Anspruch genommenen Teil Ihres Reisestipendiums nicht an Ihren Arbeitgeber zurückgeben. Bei einem solchen Plan ist der Betrag Ihres Reisestipendiums auf Ihrem W-2-Formular in Ihrem zu versteuernden Einkommen enthalten und unterliegt auch den FICA-Steuern - Medicare und der Sozialversicherung.
Kosten pro Tag
Der IRS verfügt über Verfahren zur Erstattung eines festen Satzes für Reisekosten wie Mahlzeiten, Unterkunft und Kilometer. Im Jahr 2011 belief sich die Erstattungsrate für IRS-Meilen beispielsweise auf 51 Cent pro Meile. Diese Rate wird aufgrund der Schwankungen der Gaspreise angepasst. Im Rahmen dieses Plans werden Ihnen Ihre Ausgaben zu den vom IRS festgelegten Standardtarifen erstattet, für die Sie den Geschäftsgrund für Ihre Reise und die Anzahl der gefahrenen Meilen angeben müssen.
Wenn Ihre Ausgaben lediglich auf der Grundlage des Tagessatzes erstattet werden, gilt dies als anrechenbarer Aufwand und ist nicht steuerpflichtig. Wenn Sie jedoch den Tagessatz übersteigen und die Erstattung von Ansprüchen geltend machen, ist der Mehrbetrag voll steuerpflichtig. Für alle anderen Ausgaben, die durch Ihr Reisestipendium abgedeckt werden und für die kein Tagessatz gilt, müssen Sie dies nicht versteuern. Wenn Ihr Reisestipendium dies jedoch zulässt, müssen Sie es weder abrechnen noch zurückgeben Diese Beträge sind steuerpflichtig und werden Ihrem Einkommen hinzugefügt.