Inhaltsverzeichnis:
- Verantwortliche Pläne
- Nicht erstattete Mitarbeiterausgaben
- Berechnung der Kilometerkosten
- Erstattungen an unabhängige Auftragnehmer
Die meisten Arbeitgeber erstatten die Meilenkosten nach einem verantwortlichen Plan, so dass die Mitarbeiter nicht für die Erstattung der Meilen besteuert werden. Wenn Ihr Arbeitgeber jedoch keinen rechenschaftspflichtigen Plan hat, werden alle Erstattungen als steuerpflichtige Löhne betrachtet. Wenn dies der Fall ist, können Mitarbeiter die Kosten mit dem Formular 2106 abziehen. Unabhängige Auftragnehmer, die eine Meilenerstattung erhalten, sollten die Kosten für die Kunden eindeutig definieren, sodass sie nicht in der steuerpflichtigen Vergütung enthalten sind.
Verantwortliche Pläne
Ihre Meilenrückerstattung ist nicht steuerpflichtig, solange Sie von einem Arbeitgeber mit einem verantwortlichen Plan zur Verfügung gestellt wurde. Ein rechenschaftspflichtiger Plan ist ein Plan, in dem der Arbeitgeber überprüft, dass alle Kosten für die Geschäftstätigkeit anfallen, und eine Dokumentation der Ausgaben vorhält. Wenn Ihr Arbeitgeber über einen rechenschaftspflichtigen Plan verfügt, werden alle Kostenerstattungen von Ihrer Zahlung ausgeschlossen und nicht auf Ihrem Formular W-2 aufgeführt. Wenn Ihr Arbeitgeber keinen Tarif hat, wird die Erstattung der Kilometer zusammen mit den anderen Löhnen in Feld 1 des Formulars W-2 aufgeführt.
Nicht erstattete Mitarbeiterausgaben
Wenn Ihr Arbeitgeber keinen verantwortlichen Plan hat, haben Sie die Möglichkeit, die Kosten abzuschreiben. Da jedes Geld für den Kilometerstand als Lohn ausgewiesen wurde, bedeutet dies, dass Sie den Kilometerstand nicht technisch zurückerstattet haben. Mitarbeiter, für die keine Kosten erstattet werden, können diese auf Formular 2106 als Einzelposten aufführen. Ihr Abzug ist die Differenz zwischen den angefallenen Meilen und den Erstattungen. Sonstige Ausgaben wie die Betriebsausgaben von Mitarbeitern sind erst dann abzugsfähig, wenn sie 2 Prozent Ihres bereinigten Bruttoeinkommens übersteigen.
Berechnung der Kilometerkosten
Wenn Sie den Kilometerstand als nicht erstattete Mitarbeiterausgaben angeben müssen, haben Sie zwei Möglichkeiten zur Berechnung. Die erste Option ist die Berechnung der tatsächlichen Ausgaben. Das bedeutet, dass Sie die Menge an Gas, Versicherung, Zulassungsgebühren, Fahrzeugwartung und Abschreibung berechnen müssen, die Sie für geschäftliche Zwecke angefallen haben. Dies kann ein detaillierter Prozess sein, so dass der IRS es den Steuerpflichtigen ermöglicht, anstelle des Abzugs der tatsächlichen Kosten eine Standardkilometerrate zu verwenden. Für das Jahr 2014 erlaubt der IRS den Steuerpflichtigen einen Abzug von 56 Cent pro gefahrene Meile.
Erstattungen an unabhängige Auftragnehmer
Unabhängige Auftragnehmer erhalten möglicherweise Meilenerstattungen von Kunden, wenn sie für einen Auftrag reisen. Wenn Ihr Kunde diese Zahlung als Kostenerstattung verbucht, erscheint diese nicht als Entschädigung auf Ihrem Jahresformular 1099-MISC. Wenn Sie diese Gebühr jedoch nicht eindeutig als Aufwand ausweisen, kann Ihr Kunde diese versehentlich als Teil Ihrer Entschädigung buchen und Sie müssen Steuern zahlen. Um dies zu vermeiden, notieren Sie sich, was Ihren Kunden in Rechnung gestellt wurde, und wenden Sie sich an Ihren Kunden, wenn Sie Abweichungen von Ihrem 1099 feststellen.