Was deckt die Meilenrückerstattung ab?

Arbeitgeber, die Mitarbeiter auffordern, ihr eigenes Auto für den Job zu benutzen, zahlen eine Meilenerstattung. Der Grund ist einfach. Arbeitgeber können hochwertige Mitarbeiter besser einstellen und binden, indem sie sie für die Kosten des arbeitsbedingten Fahrens entschädigen. Die Meilenrückerstattung deckt die Kosten, die mit dem Betrieb von Kraftfahrzeugen wie Autos, Lieferwagen und SUVs verbunden sind.

Die Meilenrückerstattung deckt nur die für den Job getätigten Ausgaben ab.Kredit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

IRS-Standardpreise

Der Internal Revenue Service legt jedes Jahr einen Standardsatz für die geschäftliche Nutzung von Fahrzeugen fest. Im Jahr 2015 lag die Rate beispielsweise bei 57,5 ​​Cent pro Meile. Der Erstattungssatz wird zur Berechnung der Steuerabschreibung verwendet, wenn arbeitsbedingte Reisen nicht erstattet werden. Der Standard-Geschäftstarif deckt die Kosten für den Betrieb eines durchschnittlichen Fahrzeugs ab, einschließlich Benzin, Wartung und Reparatur, Versicherung und Abschreibung.

Abschreibung von Meilen außerhalb des Geschäfts

Einige Erstattungen beziehen sich auf nicht geschäftliche Fahrer, berechtigen jedoch weiterhin zur Steuererleichterung. Reisen aus Umzugs- oder medizinischen Gründen könnten ab 2015 mit 23 Cents pro Meile abgezogen oder erstattet werden. Der Fahrpreis für gemeinnützige Tätigkeiten wird gesetzlich auf 14 Cents pro Meile festgesetzt.

Zulässige Kilometerzahl

HR Hero sagt, dass drei Kriterien erfüllt sein müssen, damit die Meilen erstattet werden können, um als Geschäftskosten zu gelten. Erstens kann die Erstattung nur für Reisen gezahlt werden, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Das Pendeln zwischen zu Hause und einem normalen Arbeitsplatz ist kein qualifiziertes Reisen. Zweitens müssen die Mitarbeiter das arbeitsbedingte Fahren dokumentieren. Schließlich muss ein Mitarbeiter die überhöhten Erstattungsbeträge zurückzahlen. Arbeitgeber bieten keine qualifizierten Meilenrückerstattungen als Einkommen an, sodass sie für den Arbeitnehmer völlig steuerfrei sind. Ein Arbeitgeber kann den Betrag als Geschäftsausgabe abschreiben.

Buchhaltung für Rückerstattung

Die Mitarbeiter führen in der Regel ein Fahrtenbuch, um ihre arbeitsbedingte Fahrt zu dokumentieren. Es beginnt mit dem ersten Tag des Jahres, in dem das Auto geschäftlich genutzt wird, und endet mit dem Kilometerstand am letzten Tag. Jeder Eintrag muss das Datum, den geschäftlichen Grund für den Kilometerstand und den Ort angeben, zu dem Sie fahren. Die Messwerte für den Start und das Ende des Kilometerzählers müssen aufgezeichnet werden. Die Arbeitgeber verwenden diese Informationen zur Berechnung der Meilenerstattungen, indem sie die mit dem IRS-Standardsatz gefahrenen Meilen multiplizieren.

Option für tatsächliche Ausgaben

Die tatsächlichen Fahrzeugkosten werden von den Arbeitgebern in der Regel aufgrund der Aufzeichnungsanforderungen nicht verwendet. Mitarbeiter können jedoch tatsächliche Ausgaben verwenden, wenn sie den Erstattungsbetrag übersteigen. Um die tatsächlichen Kosten zu verwenden, muss ein Mitarbeiter ein Fahrtenbuch und Aufzeichnungen über Versicherungszahlungen, Benzinkäufe, Reparaturen und alle anderen Fahrzeugkosten führen. Sobald dieser Mitarbeiter die tatsächlichen Kosten verwendet, kann er den Standardtarif nicht mehr verwenden, wenn eine beschleunigte Abschreibung beantragt wird. Es können nur Aufwendungen erhoben werden, die im Verhältnis zur geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs stehen. Wenn zum Beispiel 25 Prozent der in einem Jahr gefahrenen Meilen arbeitsbedingt sind, können 25 Prozent der tatsächlichen Fahrzeugkosten abgeschrieben werden.