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Wenn Sie sich in einer Auseinandersetzung mit einem Unternehmen oder einem Diensteanbieter befinden und nicht der Meinung sind, dass Sie diese Rechnung bezahlen müssen, ist es wichtig, die andere Partei darüber zu informieren, warum. Wenn Sie einen Brief schreiben, wird alles gespeichert und die Verwirrung vermieden, die ein Anruf verursachen kann, wenn das Problem später vor Gericht landet. Seien Sie in Ihrem Zahlungsverweigerungsschreiben klar, professionell und knapp und beschreiben Sie genau, was das Problem ist und warum Sie diese Maßnahme ergreifen.
Schritt
Formatieren Sie Ihr Dokument als Geschäftsbrief, der an den Firmeninhaber, Ihren Account Manager oder die spezifische Abteilung gerichtet ist, mit der Sie Streit haben. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger die Möglichkeit hat, etwas gegen die Situation zu unternehmen - es ist Zeitverschwendung, dies an jemanden zu senden, der nicht befugt ist, die Rechnung zu stornieren, selbst wenn er dies wünscht.
Schritt
Beschreiben Sie die betreffende Transaktion. Geben Sie Datum und Uhrzeit, das Personal, mit dem Sie sich unterhalten haben, und die Art der Vereinbarung an. Zum Beispiel könnten Sie Folgendes feststellen: "Am Nachmittag des 21. Mai checkte ich in Ihrem Hotel an der 300 Main Street ein. Toby, der Agent, der meine Reservierung vorgenommen hatte, versicherte mir, dass während des Baus in der Einrichtung, mein Zimmer, stattfand war fit für die Belegung."
Schritt
Nennen Sie das spezifische Problem, das hinter Ihrer Weigerung steht, für das vereinbarte Produkt oder die vereinbarte Dienstleistung zu zahlen. Erläutern Sie, wie das, was Sie erhalten haben, nicht den vereinbarten Erwartungen entsprach. Wenn das von Ihnen bestellte Produkt vom Verkäufer falsch dargestellt wurde und nicht über die von Ihnen benötigte Funktionalität verfügte, fügen Sie diese Informationen hinzu. Wenn sich ein Hotel als Fünf-Sterne-Hotel bewirbt, das nur ein undichtes Dach anstelle einer Wasserrutsche aufweist, geben Sie dies im Brief an.
Schritt
Beachten Sie, welche Anstrengungen Sie bereits unternommen haben, um die Situation zu lösen. Auch hier sind bestimmte Details hilfreich. "Ich habe ein Dutzend Mal angerufen" kann wie eine Übertreibung erscheinen, aber die Daten und Zeiten der Anrufe zu zitieren, macht eine überzeugendere Aufzeichnung.
Schritt
Fügen Sie Ihre Geschichte dem betreffenden Unternehmen bei. Verbringen Sie nicht drei Seiten mit Details zu jeder Transaktion, aber ein oder zwei Sätze, die sich auf Ihre historische Beziehung beziehen, können hilfreich sein. Wenn Sie schon seit Jahren Kunde sind, ist dies eine zusätzliche Glaubwürdigkeit für Ihre Anfrage.
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Schließen Sie mit der Wiederholung, dass Sie den fraglichen Betrag nicht bezahlen, und fordern Sie die Bestätigung an, dass die Artikel aus Ihrem Konto entfernt wurden. Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung.