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Eine Hausbesitzer-Vereinigung (HOA) ist eine Organisation, die für die allgemeine Instandhaltung und Instandhaltung von Gemeinschaftsbereichen in einem Wohngebiet verantwortlich ist. Die HOA kann von einer Verwaltungsgesellschaft oder dem Immobilienentwickler betrieben werden, wird jedoch normalerweise an die Bewohner übergeben, sobald die Entwicklung abgeschlossen ist. Ein HOA muss Buchbücher führen, die die erhobenen Abgaben genau widerspiegeln, welche Arten von Ausgaben anfallen, Reservenbestände für Sonderprojekte und verschiedene andere Posten darstellen. Ein grundlegendes Buchhaltungssystem kann ohne große Schwierigkeiten implementiert werden.
Schritt
Erwerben Sie eine auf ein HOA zugeschnittene Buchhaltungssoftware, wenn Sie noch keine Software besitzen. Sie müssen keine spezielle HOA-Software verwenden, wenn Sie bereits eine andere Buchhaltungssoftware besitzen. Condo Manager und TOPS sind Softwareanbieter, die auf HOA-Abrechnungsanforderungen spezialisiert sind, während Quickbooks eine allgemeine Finanzsoftware ist, die zur Erfüllung der grundlegenden HOA-Abrechnungsanforderungen verwendet werden kann. Schließen Sie das Lernprogramm ab und lesen Sie die mit der gekauften Software gelieferten Handbücher, um zu erfahren, wie Sie Ihr HOA im System einrichten.
Schritt
Stellen Sie sicher, dass Sie ein gründliches Verständnis der Rechnungslegungsvorschriften von HOA besitzen. Die Vereinigung der kalifornischen Hausbesitzer ist eine gute Quelle, um mehr über die grundlegenden Anforderungen der HOA zu erfahren.
Schritt
Legen Sie eine konsistente Namenskonvention für Ihre Kontonummern fest, bevor Sie mit der Eingabe beginnen. Sie können beispielsweise entscheiden, dass alle Vermögenskonten mit der Nummer "1", "Passivkonten" 2, "Ertragskonten" 3, "Aufwandskonten" 4 "und Eigenkapitalkonten" 5 "beginnen.
Schritt
Erstellen Sie die Konten, die Sie im Softwaresystem verwenden werden. Die grundlegenden Aktiva-Konten, die Sie benötigen, sind Bargeld, Schecks, Debitoren, Rechnungsabgrenzungsposten und Anlagevermögen. Für die Haftungskonten benötigen Sie Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsabgrenzungsposten und Darlehen. Die Ertragskonten beinhalten Beiträge und Zinserträge. Die Kosten für die meisten Ausgaben umfassen Dienstprogramme, Versicherungen, Wartung, Verwahrung, Zinsen, Gebühren, Steuern und Rückstellungskosten. Die Gewinnrücklagen und Rücklagen umfassen schließlich die Eigenkapitalkonten. Jede HOA hat spezifische Anforderungen, aber diese Liste von Konten bietet eine solide Basis für den Einstieg in Transaktionen und kann mit jeder HOA oder einer allgemeinen Finanzbuchhaltungssoftware durchgeführt werden.
Schritt
Machen Sie den Eröffnungsbilanz-Eintrag in Ihrem neuen Softwaresystem. Diese Eingabe wird vorgenommen, bevor Ihre Standardeinträge erstellt werden. Dieser Eintrag sollte keine Ertrags- oder Aufwandskonten enthalten. Wenn der HOA zum Beispiel aus früheren Hausbesitzerbeiträgen 1.000 US-Dollar auf der Bank hat, ist die Buchung lediglich eine Belastung für den Checking für 1.000 US-Dollar und eine Gutschrift für die einbehaltenen Einkünfte für 1.000 US-Dollar. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie eine Eröffnungsbilanz und sind bereit, die täglichen Aktivitäten aufzuzeichnen.
Schritt
Geben Sie Ihre Budgetnummern für jedes Ertrags- und Aufwandskonto ein. Die Methode zur Festlegung der Budgetnummern hängt von der verwendeten Software ab. Die Budgetierung erfordert normalerweise die Einrichtung eines separaten Ledgers, das Sie zur Erfassung der täglichen Aktivitäten Ihrer HOA verwenden. Lesen Sie den entsprechenden Abschnitt Ihres Software-Handbuchs, um die Besonderheiten bezüglich der Erstellung von Budgets in Ihrem Softwaresystem zu verstehen.
Schritt
Erfahren Sie, wie Sie die mit Ihrer Software gelieferten Basisberichte ausführen. Die einfachsten Berichte sind Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung und Budget vs. Ist. Diese sollten mit jeder von Ihnen verwendeten Finanzsoftware geliefert werden.