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Die sichere Speicherung von Steuerinformationen ist unerlässlich, wenn Sie ein kleines Unternehmen oder einen geschäftigen Haushalt betreiben. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie immer eine Kopie wichtiger Steuerbelege aufbewahren, insbesondere für teure Einkäufe. Dennoch können viele dieser Einnahmen nach einigen Jahren weggeworfen werden, da sie für Steuerplanungszwecke nicht mehr nützlich sind.
Statue der Einschränkungen
In den Vereinigten Staaten behält sich der Internal Revenue Service das Recht vor, Steuererklärungen bis zu drei Jahre nach deren Einreichung zu prüfen. Stephen Fishman, Autor von "Working for Yourself" empfiehlt, "dass Sie Ihre Unterlagen so lange aufbewahren sollten, wie der IRS Sie prüfen muss, nachdem Sie Ihre Erträge für das Jahr eingereicht haben." Ein solcher Zeitraum erstreckt sich normalerweise auf drei bis sechs Jahre, kann jedoch je nach den Gründen für die betreffende Prüfung länger sein. Im Laufe der Jahre werden viele Quittungen weggeworfen, Kopien der Steuererklärungen sollten jedoch immer aufbewahrt werden.
Arten von Einkommen
Abhängig davon, ob steuerliche Aufwendungen mit der Geschäftstätigkeit oder dem persönlichen Einkauf zusammenhängen, möchte eine Person möglicherweise bestimmte Quittungen für einen längeren Zeitraum einreichen. Um den Steuerplanungsprozess zu vereinfachen, sollten Geschäftsbelege und persönliche Belege getrennt abgelegt werden, vorzugsweise in verschiedenen Ordnern.
Wesentliche Einnahmen
Bestimmte Quittungen sind nicht wert, während man sich kaum leisten kann, andere zu verlieren. Belege für Geschäftszwecke mit einem Gesamtwert von weniger als 75 US-Dollar können verworfen werden. Diese Ausgaben sollten jedoch in einem Ledger verbucht werden, bevor die Belege in den Papierkorb geworfen werden. Andere Belege wie Reisekosten, Lohnsteuern oder Autokosten sollten immer abgelegt werden, falls sie später zur Abrechnung der Buchungsunterlagen benötigt werden.
Investitionen rechtfertigen
Investitionen, die für langfristige Vermögenswerte wie beispielsweise Computerausstattung oder komplexe Baumarktprojekte getätigt werden, sollten gründlich dokumentiert werden. Steuereingänge aus solchen teuren Anlagen können später für Versicherungszwecke relevant sein sowie für den zukünftigen Verkauf solcher Vermögenswerte. Folglich sollten diese Einnahmen nicht nur für mehrere Jahre aufbewahrt werden, sondern auch für drei Jahre nach Ablauf der abschreibungsfähigen Nutzungsdauer des Vermögenswerts.