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Zur Steuerzeit müssen die Arbeitgeber einen Weg finden, ihre Steuern mit allen anderen Steuern, die sie tun müssen, einzudrücken. Dazu gehört nicht nur das Sammeln von Unterlagen für die eigenen geschäftlichen und persönlichen Steuern, sondern auch das Ausfüllen von Formularen für alle, die für sie arbeiten. Für Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer einstellen, wird dieses Formular als 1099-MISC bezeichnet. Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, muss jeder, der im Laufe des Jahres eine Arbeit im Wert von mindestens 600 USD verrichtet, mit diesem Formular angemeldet werden. Wenn alles andere läuft, kann dies nur unnötigen Stress verursachen, wenn Sie die Formulare auf dem Computer vorbereiten und ausdrucken müssen. Für manche Menschen könnte die Handschrift effizienter sein.
Formulare vorbereiten
Die gute Nachricht ist, solange Sie weniger als 250 der 1099 Formulare verteilen, sind handschriftliche Kopien zulässig. Sobald Sie 250 oder mehr Formulare ausgegeben haben, müssen Sie Ihre Formulare per E-Mail ablegen. Der IRS ermutigt Arbeitgeber weiterhin, elektronisch einzureichen, unabhängig von der Anzahl der Formulare, und dies erfordert, dass die Informationen mit der Schreibmaschine geschrieben werden.
Wenn Sie eine handschriftliche 1099-Datei einreichen, fordert der IRS Sie auf, sicherzustellen, dass die Handschrift so lesbar wie möglich ist. Sie empfehlen die Verwendung einer Blockschrift in schwarzer Tinte und das Vermeiden von Skriptzeichen. Da der IRS zum Lesen der Daten in den Formularen eine Maschine verwendet, ist es wichtig, dass die Daten so einheitlich wie möglich sind.
Fehler vermeiden
So praktisch es auch sein kann, Ihre Formulare mit der Hand zu schreiben, Sie sollten sich dessen bewusst sein, dass die Handschrift der Informationen Sie anfälliger für Fehler macht. Im Allgemeinen sind E-Filed Returns nach Ansicht des IRS um das 20-fache weniger fehlerbehaftet, und wenn Sie alle Informationen Ihres Auftragnehmers hastig notieren, kann dies zu einem Fehler führen.
Wenn Sie sich entscheiden, Ihre 1099s von Hand zu schreiben, sollten Sie alle Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und Einkommensbeträge sorgfältig prüfen. Ein kleiner Fehler kann zu Verzögerungen führen und möglicherweise sogar ein Audit auslösen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie die Informationen in die richtigen Felder eingeben, da die schiere Anzahl von Optionen verwirrend sein kann.
Wenn Sie Ihre 1099 Formulare von Hand ausfüllen, kann dies für manche Menschen Zeit sparen, aber auch zu Fehlern führen. Wenn Sie Ihre Informationen noch einmal überprüfen, bevor Sie die Formulare an die Mitarbeiter übergeben, können Sie kostspielige Fehler vermeiden. Im Laufe der Zeit könnten Sie jedoch entscheiden, dass E-Filing eine sicherere und schnellere Option ist, insbesondere wenn Sie Ihre Formulare nicht doppelt und dreifach auf Fehler prüfen müssen.