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Selbst wenn Ihr Kunde eine Kopie seiner Steuererklärungen aufbewahrt, sind Sie verpflichtet, seine Steuerunterlagen aufzubewahren. Das Internal Revenue Service Bulletin 2012-11 legt fest, dass Steuerberater die Steuererklärung zusammen mit den entsprechenden Steuerunterlagen mindestens drei Jahre aufbewahren müssen. In bestimmten Situationen möchten Sie möglicherweise die Datensätze noch länger aufbewahren.
Aufzeichnungen pflegen
Als Steuerberater verlassen Sie sich auf die Informationen, die Ihnen Ihre Kunden über ihre finanzielle Situation zur Verfügung stellen. Das bedeutet, dass Sie nicht für Strafen und Gebühren haften, wenn Ihr Kunde seine steuerliche Situation nicht wahr hat, solange Sie ethisch gehandelt haben. Aus diesem Grund sind Sie für die Aufbewahrung der Steuerunterlagen und der Dokumentation verantwortlich. Im Falle einer Prüfung oder Untersuchung Die IRS kann diese Aufzeichnungen vorladen um auf Fehlverhalten von Ihrer Seite zu prüfen. Wenn Sie die Aufzeichnungen nicht aufbewahren, können Sie mit einer Strafe von 500 USD rechnen.
Was Sie behalten sollten
Neben der Hauptsteuererklärung des Kunden müssen Sie eine Kopie der Dokumentation aufbewahren, die Ihnen Ihr Kunde über seine Steuererklärung bereitstellt. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes beibehalten:
- Das Hauptsteuerformular des Kunden
- Unterstützung der Steuerpläne
- Steuerarbeitsunterlagen
- Vom Kunden vorbereitete Checkliste für die Steuererklärung
- Vom Kunden vorgelegte Quittungen, Kontoauszüge, Hauptbücher oder andere Finanzinformationen.
Mit dem IRS können Sie die Dokumentation entweder physisch oder elektronisch aufbewahren.
Zeitrahmen
Die IRS gibt das vor Steuerberater halten Informationen für a mindestens drei Jahre ab dem Datum der Steuererklärung. Möglicherweise möchten Sie Dokumente jedoch länger aufbewahren. Obwohl die Verjährungsfrist für die meisten Steuererklärungen drei Jahre beträgt, hat der IRS unter besonderen Umständen eine erhöhte Verjährungsfrist.
So kann der IRS beispielsweise sieben Jahre zurückblicken, wenn der Steuerpflichtige einen Verlust wertloser Wertpapiere forderte, und sechs Jahre, wenn der Steuerpflichtige mehr als 25 Prozent seines Einkommens ausmachte. Obwohl Sie nicht verpflichtet sind, Aufzeichnungen länger als drei Jahre aufzubewahren, kann dies für Ihren Kunden hilfreich sein, wenn er in der Zukunft einer IRS-Untersuchung unterzogen wird.