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Der Internal Revenue Service verwaltet die Einbehaltungsrichtlinien des Bundes. Die Vorschriften legen fest, wie der Arbeitgeber die Einkommensteuer, die Sozialversicherungssteuer und die Medicare-Steuer einbehalten soll. Die Quellensteuer der staatlichen Einkommenssteuer gilt nur, wenn der Staat sie belastet. Der kalifornische Staat verlangt von Arbeitgebern, sowohl die persönliche Einkommensteuer (PIT) als auch die staatliche Invaliditätsversicherung (SDI) von der Arbeitnehmerentschädigung einzubehalten. Darüber hinaus verlangt der IRS, dass die kalifornischen Arbeitgeber die Bundesverweigerung einhalten müssen.
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Die Bedingungen für die Quellensteuer finden Sie im W-4-Formular des Arbeitnehmers oder in der Bescheinigung über die Quellensteuer (DE4). Normalerweise können Sie sich auf sein W-4-Formular beziehen, in dem seine Bundesverweigerungsbedingungen wie Anmeldestatus und Zulagen angegeben sind. Wenn er jedoch eine andere Anzahl von Zulagen und Anmeldestatus für Zwecke der staatlichen Einkommensteuer beantragt hat, beziehen Sie sich stattdessen auf sein Formular DE4. Das W-4-Formular enthält nicht die Option "Haushaltsvorstand", das DE4-Formular jedoch.
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Verwenden Sie die kalifornischen Quellensteuertabellen, um die PIT zu berechnen. Sie können den Quellensteuerzeitplan online über die Website der California Employment Development Department abrufen. Verwenden Sie Methode A oder Methode B, um die Steuereinbehaltung zu ermitteln. Methode A beinhaltet die Lohnklassenmethode, die für Löhne oder Gehälter bis zu einer Million Dollar verwendet werden kann. Bei dieser Methode erhalten Sie den Einbehaltungsbetrag basierend auf dem Anmeldestatus des Mitarbeiters, der Zahlungsfrist und der Anzahl der Zulagen. Methode B gibt Ihnen den genauen Steuerbetrag auf der Grundlage von Zulagen, Anmeldestatus, Zahlungszeitraum, Standardabzug und Gutschriften für die Freistellungszulage. Verwenden Sie die in Methode B enthaltenen Tabellen, um die Standardabzugs- und Freistellungsgutschriften zu bestimmen.
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Enthalten Sie die SDI-Steuer auf der Grundlage des jährlichen Steuersatzes und der jährlichen Lohngrundlage. Für 2010 beträgt der Satz 1,1 Prozent der steuerpflichtigen Löhne bis zu 93.316 US-Dollar. Die Preise können sich jährlich ändern, sind aber für alle Mitarbeiter in Kalifornien gleich.
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Berechnen Sie die Medicare-Steuer auf 1,45 Prozent des gesamten Bruttoeinkommens und die Sozialversicherungssteuer auf 4,2 Prozent des Bruttoeinkommens (bis zu 106.800 USD pro Jahr). Die Tarife sind auf der Website der Social Security Administration und im IRS Circular E verfügbar.
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Abbildung der Einkommensteuer auf Bundesebene unter Verwendung der W-4-Form des Arbeitnehmers und der IRS-Quellensteuertabellen (Rundschreiben E). Der Einbehaltbetrag hängt vom Anmeldestatus des Mitarbeiters, der Zahlungsfrist und den Zulagen ab.