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Der IRS hat mehrere Abteilungen, z. B. für Einzelpersonen, Unternehmen oder Wohltätigkeitsorganisationen. Richtig adressierte Briefe werden an die richtige Abteilung weitergeleitet und erhalten eine schnelle Antwort. Nennen Sie eindeutig das Thema Ihrer Korrespondenz, identifizieren Sie sich oder Ihr Unternehmen, verweisen Sie auf relevante IRS-Korrespondenz, geben Sie Ihre Ausgabe (n) als nummerierte Punkte an und fügen Sie entsprechende Anhänge bei. Nicht relevante Anhänge können Ihre Antwort verzögern. Diese Richtlinien beziehen sich auf verschickte Briefe, sind jedoch gleichermaßen relevant für E-Mails oder Formulare, die auf der IRS-Website ausgefüllt werden.
Generelle Richtlinien
Halten Sie sich an die Fakten, seien Sie höflich, nehmen Sie keinen konfrontativen Ton an und haben Sie keine Angst. Wenn Sie keine Steuern bezahlt haben oder unwissentlich Informationen zurückgehalten haben, geben Sie Ihren Fall ruhig an, bieten Sie Ihre volle und ehrliche Zusammenarbeit an und bitten Sie um eine Lösung. Wenn Sie kein Bargeld haben und nicht in der Lage sind zu zahlen, informieren Sie die IRS und erarbeiten Sie einen Zahlungsplan, der zu Ihrem Budget passt. Die IRS ist nicht darauf aus, Sie zu erreichen, wenn Sie sich auf der richtigen Seite des Gesetzes befinden.
IRS-Website
Bevor Sie Ihren Brief verfassen, besuchen Sie die IRS-Website. Die Website verfügt über eine Wissensdatenbank mit Antworten auf häufig gestellte Fragen, einen Abschnitt "Contact IRS" mit nützlichen Informationen für E-Mail-, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz sowie weitere Abschnitte, die zur Lösung Ihres Problems oder zur Vereinfachung der Korrespondenz mit dem IRS beitragen können.
Briefrichtlinien
Wenn Sie auf einen Brief des IRS antworten, sollte der Brief Abteilungsinformationen, Referenznummer, Betreffzeile und Datum enthalten. Fügen Sie diese Informationen wortwörtlich in Ihre Antwort ein.
Identifizieren Sie, falls möglich, die für Ihre Ausgabe zuständige IRS-Abteilung. Fügen Sie Abteilungsinformationen oben in Ihrem Brief ein, z. B. "Individueller Steuerzahler". Fügen Sie als Nächstes eine Betreffzeile für Ihr Problem ein, z. B. "Nicht zahlbare Steuern können nicht bezahlt werden". Halten Sie die Betreffzeile kurz, idealerweise nur eine Zeile. Geben Sie anschließend Ihre Kontaktinformationen ein, beginnend mit Ihrer Sozialversicherungsnummer oder Steueridentifikationsnummer und Ihrem Namen oder dem Namen Ihres Unternehmens.
Sie können mit einem anonymen "Sehr geehrter Herr" beginnen oder die Anrede überspringen und direkt über Ihr Problem schreiben. Geben Sie im Text Ihres Briefes klar und deutlich Ihre E-Mail an. Zum Beispiel: "Ich bin arbeitslos und habe nicht das Geld, um meine delinquente Steuer zu zahlen." Schlagen Sie eine mögliche Lösung vor, wenn Sie können, z. B. "Ich möchte eine sechsmonatige Verspätung beantragen. Ich gehe davon aus, dass Sie innerhalb von sechs Monaten einen Job finden werden und glaube, dass ich das ausstehende Guthaben bezahlen kann." Fügen Sie keine Anhänge wie ein Abfindungsschreiben oder Kopien von Steuerformularen bei, die bereits beim IRS eingereicht wurden.
Gegebenenfalls, z. B. wenn Sie eine geänderte oder berichtigte Rücksendung einreichen möchten, fügen Sie das entsprechende ausgefüllte und unterschriebene Formular zusammen mit den relevanten Anhängen bei, die seit Ihrer ursprünglichen Einreichung geändert wurden.
Wenn sich Ihre Kontaktinformationen geändert haben, geben Sie Ihre neuen Kontaktinformationen und Ihre Telefonnummer ein. Die IRS ruft häufig Ordner an, wenn sie Fragen hat. Beenden Sie Ihren Brief höflich.
Machen Sie eine Kopie Ihres Briefes und Ihrer Anhänge für Ihre Datei. Wenn Sie innerhalb von sechs Wochen keine Bestätigung oder Antwort erhalten, wenden Sie sich an den IRS, um zu prüfen, ob er Ihren Brief erhalten hat.