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Der Internal Revenue Service ermöglicht verschiedene Erstattungspläne für Meilen. Arbeitgeber können die tatsächlichen Fahrzeugkosten erstatten, den IRS-Standard-Kilometerstand verwenden oder die Kosten überhaupt nicht erstatten. Um eine gültige Ausgabe zu sein, muss das Unternehmen die Kosten nachweisen und prüfen, ob die Meilen aus geschäftlichen Gründen gefahren wurden.
Grundlagen zur Meilenrückerstattung
Mit dem IRS können Unternehmen Angestellte und andere Unternehmensvertreter für Geschäftsreisen erstatten. Wenn das Unternehmen den IRS-Richtlinien folgt, ist die Erstattung ein Aufwand für das Unternehmen und eine nicht steuerpflichtige Zahlung für den Mitarbeiter. Um eine gültige Ausgabe zu sein, muss das Unternehmen Aufzeichnungen über die Ausgaben führen und überprüfen, dass sie für die Arbeit verwendet wurde. Um eine nicht steuerbare Zahlung an den Mitarbeiter zu leisten, muss der Mitarbeiter die Ausgaben rechtzeitig melden und die überhöhten Rückerstattungen, die er erhält, zurückzahlen.
IRS-Standard-Kilometerstand
Die einfachste Methode zur Erstattung von Meilen für ein Unternehmen ist die IRS-Standard-Kilometerzahl. Bei diesem Plan müssen der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber nur die für das Geschäft bestimmten Meilen nachverfolgen, anstatt die tatsächlichen Kosten zu dokumentieren. Diese Rate wird von der IRS regelmäßig aktualisiert, um die durchschnittlichen Kosten für Gas, Wartung, Reparaturen, Versicherungen, Lizenzen, Registrierung und Abschreibung pro gefahrener Meile widerzuspiegeln.
Tatsächliche Ausgaben
Anstelle der Erstattung zum üblichen Kilometerstand kann ein Unternehmen die tatsächlichen Fahrzeugkosten erstatten. Dies ist detaillierter als die IRS-Standard-Laufleistung, kann jedoch zu einer höheren Erstattung führen, wenn der Mitarbeiter ein Luxusauto fährt oder eine teure Versicherung abschließt. Bei dieser Methode berechnet der Mitarbeiter die Gesamtmenge an Benzin, Fahrzeugwartung, Autoreparatur, Abschreibung, Lizenzgebühren, Zulassungsgebühren und Kfz-Versicherungskosten für das Jahr. Anschließend verteilt er die Kosten auf der Grundlage der für das Geschäft gefahrenen Meilen. Angenommen, ein Mitarbeiter hat sein Auto im Laufe des Jahres insgesamt 10.000 Meilen gefahren, und 5.000 davon waren geschäftlich. Wenn ihm im Laufe des Jahres insgesamt 10.000 USD an Fahrzeugkosten entstanden sind, kann sein Arbeitgeber ihm 5.000 USD erstatten, sofern er die Kosten nachweisen kann.
Andere Methoden
Mit dem IRS können Unternehmen die Meilen auf jede beliebige Art und Weise erstatten, sofern die Dokumentation aufbewahrt wird. Einige Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, nur die tatsächlich auf Geschäftsreisen gekaufte Gasmenge zu erstatten. Andere Benutzer entscheiden sich möglicherweise überhaupt nicht für die Erstattung der Kilometerkosten. Wenn ein Arbeitgeber nur einen Teil der Laufleistung oder überhaupt keine Fahrtkosten erstattet, kann der Angestellte den nicht erstatteten Teil als Einzelposten auf Formular 2106, Employee Business Expenses, abschreiben.