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Im Laufe der Beziehung eines Arbeitnehmers zu einem Arbeitgeber kann eine Neuklassifizierung des Steuerstatus erforderlich sein. Häufig werden in einem Unternehmen Arbeitnehmer auf Vertragsbasis eingestellt. Wenn die Beziehung regelmäßig und fortlaufend wird, muss das Unternehmen den Arbeitnehmer möglicherweise von einem unabhängigen Auftragnehmer zu einem bezahlten Arbeitnehmer umstellen. Wenn ein Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß als Arbeitnehmer eingestuft wird und die erforderlichen Lohnsteuern entrichtet werden, kann dies zu Strafen führen. Wenn eine Umwandlung stattfindet, haben sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer bestimmte Verantwortlichkeiten.
Schritt
Lesen Sie die Richtlinien des Internal Revenue Service bezüglich des Zeitpunkts, zu dem ein Arbeitnehmer als Mitarbeiter und nicht als unabhängiger Auftragnehmer behandelt werden sollte (siehe Ressource 1). Geben Sie alle Vertragspartner an, die für Sie gearbeitet haben und die am Ende des Steuerjahres 1099 erhalten und nach denselben Richtlinien in ein W-2 umgewandelt werden müssen.
Schritt
Benachrichtigen Sie den Auftragnehmer schriftlich darüber, dass er sofort in einen Mitarbeiter umgewandelt werden muss und welche Identifikationsinformationen Sie zur Durchführung dieser Änderung benötigen. Dokumentieren Sie das Datum und die Uhrzeit, zu der diese Datensätze erstellt wurden, in der Datei des Mitarbeiters. Verwenden Sie eine beglaubigte E-Mail-Quittung, wenn Sie die Mitteilung per Post versenden. Bewahren Sie die Quittung des US-Postdienstes als legalen "Postversandschein" in Ihren Unterlagen auf.
Schritt
Richten Sie eine neue Mitarbeiterdatei in Ihrem Mitarbeiterdatenbank- und Aufzeichnungssystem ein. Klassifizieren Sie den umzuwandelnden Auftragnehmer entweder als Gehalt, als stunden- oder stundenunabhängig, je nach Arbeitsaufwand und Verantwortungsgrad des Arbeitnehmers. Verwenden Sie Ihren Computer und Ihren Internetzugang, um die Richtlinien des US-amerikanischen Arbeitsteams zu überprüfen, die auf dem Fair Labor Standards Act (Fair Labor Standards Act) basieren (siehe Ressource 2).
Schritt
Richten Sie einen Vergütungsplan ein, der der Art der regelmäßigen Einstufung des Arbeitnehmers des Auftragnehmers entspricht. Legen Sie Auslöser für die Zahlung von Überstunden nach 40 Arbeitsstunden pro Woche fest, wenn der neue Mitarbeiter ein Stundenarbeiter sein soll.
Schritt
Fordern Sie den neuen Mitarbeiter auf, ein W-4-Formular auszufüllen, das individuelle Informationen und Steuerbefreiungen enthält, die bei der Ermittlung der Quellensteuer für die Lohnabrechnung berechnet werden. Geben Sie den neuen Mitarbeiter nach Bedarf in Ihre Mitarbeiterdatenbank und Ihr Zeitnehmungssystem ein.
Schritt
Erstellen Sie ein ausgefülltes W-2-Formular für den neuen Mitarbeiter vor dem 31. Januar für das vorangegangene Steuerjahr, in dem Löhne, einbehaltene Steuern und andere im Formular erforderliche Informationen angegeben werden. Senden Sie dem Mitarbeiter vier Exemplare für verschiedene Steuererklärungen. Bewahren Sie eine Kopie für Ihre eigenen Geschäftsunterlagen auf, und senden Sie eine Kopie an den Finanzamt und gegebenenfalls an die Steuerbehörden des Staates oder der Gemeinde.