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Durch das Organisieren Ihrer Dokumente werden Ihre wichtigen Dateien nicht nur verfügbar, sondern auch geschützt, wenn sie ordnungsgemäß gespeichert werden. Niemand mag das Gefühl, durch Dokumente zu kriechen und Papier zu werfen, weil Sie diesen wichtigen Kontoauszug nicht finden können. Sobald Sie Ihre Dokumente organisiert und archiviert haben, ist das Finden Ihrer wichtigen Dateien schnell und einfach.
Schritt
Berechnen Sie die Anzahl der benötigten Dateiordner, Ordner und Registerkarten. Dies hängt davon ab, wie viele verschiedene Ablagekategorien Sie haben. Am besten kaufen Sie diese Verbrauchsmaterialien, nachdem Sie Ihre Ablagekategorien erstellt haben, damit Sie genau wissen, wie viele Ordner Sie benötigen.
Schritt
Legen Sie eine Grundfläche oder einen großen Tisch fest, um die Stapel aller Dokumente zu erstellen. Das Organisieren Ihrer Dokumente ist ein Prozess. Daher möchten Sie einen Bereich festlegen, in dem Sie die Stapel Ihrer sortierten Dokumente erstellen und dort sortiert lassen können, wenn Sie nicht sofort fertig sind. Abhängig von der Anzahl der Dokumente, die Sie haben, kann dies ein ganzes Wochenende in Anspruch nehmen, oder besser noch mindestens 10 bis 30 Minuten pro Tag, um Ihre Dokumente zu organisieren und einzureichen.
Schritt
Organisieren Sie Ihre Dokumente in Stapeln, die nach Namenskategorien getrennt sind. Zum Beispiel: Wasserrechnungen auf einem Stapel und Kontoauszüge in einem anderen Stapel (separate Stapel für jede Bank).
Schritt
Erstellen Sie eine Liste der verschiedenen genannten Kategorien (Unternehmen oder Dokumentennamen), die Sie haben, nachdem Sie alle Ihre Dokumente in separaten Stapeln abgelegt haben. Zum Beispiel: Bank of America, Wasserrechnung, Autokredit, staatliche Farm Insurance, AAA, Studentendarlehen usw. Alphabetisieren Sie Ihre Liste. Wenn alle Ihre Dokumente in alphabetischer Reihenfolge in einem Aktenschrank abgelegt werden, können Sie Ihre Dokumente dadurch leichter finden.
Schritt
Schreiben Sie die Kategorienamen auf der Registerkarte des Dateiordners oder auf einem separaten Blatt mit Registerkarten, die Sie trennen, und fügen Sie sie in die Registerkarte der Ordner für hängende Dateien ein.
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Legen Sie alle Ihre Ordner in alphabetischer Reihenfolge in den Aktenschrank. Beginnen Sie mit dem Ablegen Ihrer Dokumentenstapel. Wenn Sie Dokumente in ihre richtigen Ordner ablegen, organisieren Sie die Dokumente in chronologischer Reihenfolge mit dem neuesten Dokument. Erkundigen Sie sich bei den Gesetzen des Bundes und der Bundesstaaten, wie lange Sie bestimmte Dokumente aufbewahren müssen. Einige Dokumente wie IRA-Beiträge müssen dauerhaft aufbewahrt werden.
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Sichern Sie wichtige Dokumente - oder möchten Sie nur die Jahresdokumente zur Hand haben (z. B. für Steuerzwecke) -, indem Sie Ordner erstellen, in denen Sie Kopien Ihrer Dokumente ablegen. Abhängig von der Anzahl der Dokumente, die Sie benötigen haben, teilen Sie Ihre Dokumente in Kategorien ein, wie Bankbelege, Rechnungen und Investitionen. Vergessen Sie nicht, Ihre Tab-Teiler so zu beschriften, dass alles in Ihrer Mappe leicht zugänglich ist. Fügen Sie eine Liste der Registerkarten in die Vorderseite Ihrer Sammelmappe ein. Sie können auch alle Ihre wichtigen Dokumente scannen und elektronische Kopien als Backup aufbewahren.