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Einzelpostenbudgets helfen Unternehmen, Unternehmern und Haushaltsvorstand, die verfügbaren Mittel, Einnahmen und Ausgaben nach Typ zu verfolgen und zu überwachen. Das Buchhaltungstool kann erstellt werden, um die Unterschiede zwischen verschiedenen Ausgabenarten von Jahr zu Jahr oder die Differenz zwischen Budget und Ausgaben für ein einzelnes Jahr widerzuspiegeln. Sie können das Buchhaltungstool auch verwenden, um aufgelaufene oder geplante Ausgaben zu berechnen und zu überwachen.
Schritt
Öffnen Sie eine neue Tabelle mit einem Softwareprogramm wie Microsoft Excel. Geben Sie oben in der Tabelle die Feldüberschriften ein. Geben Sie in Feld, Spalte A und Zeile 1 (A1) "Kostentyp" ein. Geben Sie im Feld B1 "Aktuelle Ausgaben" ein. Geben Sie in Feld C1 "Vorjahr" ein. Geben Sie im Feld D1 "Aktuelles Jahresbudget" ein. Geben Sie im Feld E1 "Restausgaben für das laufende Jahr" und im Feld F1 den Typ "Aktuelles Jahr vs. Vorjahr" ein.
Schritt
Listen Sie im Feld "Kostentyp" und in separaten Zeilen jede Art von Ausgaben auf, für die Sie voraussichtlich Geld für das Jahr ausgeben. Zu den typischen Kostenarten für Werbebuchungen gehören "Gehalt", "sonstige Lohnkosten" (einschließlich Steuern und Krankenversicherungszahlungen), "Reise- und Unterhaltungskosten", "Bürobedarf", "Schulungen" sowie "Marketing und Werbung". Listen Sie die Elemente nacheinander in separaten Zeilen auf, beginnend bei Spalte A und Zeile 2 (A2) bis A7 oder bis zu mehreren separaten Positionen, für die Sie Ausgaben haben.
Schritt
Grenzen definieren. Gehen Sie zu Feld D1, "Aktuelles Jahresbudget". Füllen Sie in dieser Spalte beginnend mit Feld D2 die maximal für jeden "Kostentyp" zulässigen Ausgaben aus. Bei der Ausgabenart "Gehalt" würden Sie beispielsweise bei drei Mitarbeitern, die jeweils 50.000 USD pro Jahr verdienen, ein Gesamtbudget von 150.000 USD bereitstellen. Gehen Sie in die Tabellenspalte und geben Sie das Gesamtjahresbudget für jede Einzelposten-Kostenart ein.
Schritt
Geben Sie die Ausgaben des Vorjahres ein. Klicken Sie auf das Feld C1 "Frühere Ausgaben". Geben Sie in dieser Spalte den gesamten Geldbetrag ein, der für jede Aufwandsart des Vorjahres ab Feld C2 ausgegeben wurde.
Schritt
Füllen Sie zu Beginn jedes Monats den genauen Geldbetrag aus, den Sie für jede Einzelposten-Kostenart ausgegeben haben. Aktualisieren Sie die gesamten laufenden Ausgaben ab Feld B2 für die verschiedenen Ausgabenarten im Laufe des Jahres. Bei der Ausgabenart "Gehalt" im Januar würden Sie beispielsweise 12.500 US-Dollar auffüllen. Wenn Sie im Januar 150 US-Dollar für Kopierpapier, 75 US-Dollar für Briefmarken und 280 US-Dollar für Druckertoner ausgeben, wären die Gesamtausgaben für „Büromaterial“ 505 US-Dollar.
Schritt
Aktuelle Ausgaben gegen festgelegte Budgets überwachen. Bauen Sie eine Formel in Feld E2 unter "Verbleibende Ausgaben für das Jahr" ein, um das Feld "Aktuelle Ausgaben" B2 automatisch vom Feld "Aktuelles Jahresbudget" D2 abzuziehen. Wenn Sie Microsoft Excel verwenden, um Ihre Budgetkalkulationstabelle zu erstellen, sieht die Formel folgendermaßen aus: "= D2-B2". Kopieren Sie diese Formel in Spalte E, bis Sie die Formel für alle Kostenarten in der Tabelle eingegeben haben.
Schritt
Erstellen Sie im Feld F2 "Aktuelle Ausgaben im Vergleich zum Vorjahr" eine Formel, mit der Sie nachverfolgen können, wie Sie Ihr aktuelles Jahresbudget (Feld B2) verwalten, im Vergleich zur Effizienz Ihres Vorjahresbudgets (Feld C2). Wenn Sie Microsoft Excel verwenden, sieht die Formel folgendermaßen aus: "= C2-B2". Kopieren Sie diese Formel in Spalte F, bis Sie die Formel für alle Kostenarten in der Kalkulationstabelle ausgefüllt haben