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Mit einem Hauptbuch können Sie alle Ihre Finanztransaktionen an einem Ort anzeigen. Das Hauptbuch ist der zentrale Beleg im Rechnungswesen, in dem Sie alle Vorgänge erfassen. In einem manuellen System werden die Einträge in der Hauptzeitschrift erfasst und dann in das Hauptbuch gebucht. In einem automatisierten System findet derselbe Prozess statt. Sie geben jedoch einfach Transaktionen ein und die Software bucht die Buchungen automatisch in das Hauptbuch. Die erste Spalte in einem dreispaltigen Ledger ist die Debitspalte, die zweite Spalte ist die Gutschriftspalte und die dritte Spalte ist die Kontenspalte.
Schritt
Erfassen Sie den Eintrag je nach Art der Transaktion im richtigen Sachkonto. Erfassen Sie beispielsweise auf Guthaben gekaufte Vorräte auf dem Konto "Supplies" und auf dem Konto "Accounts Payables".
Schritt
Ein Konto belasten und für jede Transaktion ein Konto gutschreiben. Die Kontoklassifizierung steuert, welche Transaktionen Sie belasten und welche Transaktionen Sie gutschreiben. Konten werden als Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Erträge oder Aufwendungen klassifiziert. Vermögenswerte sind Dinge, die du besitzt; Verbindlichkeiten sind Dinge, die Sie schulden; Eigenkapital ist das, was der Eigentümer besitzt oder schuldet; Einnahmen sind Einnahmen; und Aufwendungen sind Verbrauchsmaterialien, die zu den Ausgaben eines Unternehmens gehören. Zum Beispiel sind Lieferungen Kosten und steigen mit einer Belastung. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist ein Passivkonto, das mit einer Gutschrift steigt.
Schritt
Angenommen, Sie kaufen Verbrauchsmaterialien zu einem Preis von 2.500 US-Dollar mit einer 30-tägigen Rückzahlungsfrist. Erhöhen Sie das Verbrauchsmaterial um 2.500 US-Dollar. Erhöhen Sie das Haftungskonto "Kreditorenbuchhaltung" um 2.500 $, da Sie nun 2.500 $ schulden.
Verbrauchsmaterialkonto erhöhen Datum: 27.09.2009 Beschreibung: Lastschrift (Spalte 1): 2.500 Guthaben (Spalte 2): Leerzeichen Laufendes Guthaben (Spalte 3): 2.500
Erhöhen Sie das Konto der Kreditorenbuchhaltung Datum: 27.09.2009 Beschreibung: Lastschrift (Spalte 1): leer Gutschrift (Spalte 2): 2.500 Laufende Guthaben (Spalte 3): (2.500)