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Wenn ein Mitarbeiter geschäftlich unterwegs ist, hat er wahrscheinlich einige abzugsfähige Ausgaben. Um die Buchhaltung einfach zu halten, erlaubt der Internal Revenue Service den Arbeitgebern, Tagessätze zu zahlen und abzuziehen. Der Chef muss lediglich die üblichen Tagessätze für Lebensmittel, Unterkunft und andere Ausgaben nachverfolgen, anstatt die Mitarbeiter aufzufordern, Belege für die tatsächlichen Kosten mitzubringen. Wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht erstattet, kann er den tatsächlichen Aufwand oder die üblichen Tagessätze abziehen.
Erstattungen und Einnahmen
Nach Ansicht des IRS erhält ein Arbeitnehmer, der eine Tagegeld für Geschäftsreisen erhält, eine Erstattung vom Arbeitgeber. Ein Tagegeld, das über die vom Arbeitnehmer angegebenen Kosten hinausgeht, ist ein Einkommen und wird auf dem W-2-Formular des Arbeitnehmers ausgewiesen. Wenn der Lohn des Arbeitnehmers Geschäftsreisekosten enthält, gibt es keine Rückerstattungen, keine Abzüge vom Angestellten und keine zusätzlichen Einnahmen, die dem IRS gemeldet werden.
Hohe niedrige preise
Tagegelder werden vom IRS festgelegt. Ein Arbeitnehmer, für den diese Vergütungen gewährt werden, muss nicht die individuellen Ausgaben nachverfolgen, obwohl er Zeit, Ort und Zweck der Reise dokumentieren muss. Arbeitgeber können auch "hohe" Tarife verwenden, die in bestimmten Bereichen wie Alaska oder Hawaii zu höheren Kosten führen. Wenn die High-Low-Tarife für die Reisen eines Mitarbeiters verwendet werden, müssen sie während des Steuerjahres für alle anderen Reisen dieses Mitarbeiters erneut verwendet werden. Einige Hoch-Niedrigpreise sind saisonbedingt, was bedeutet, dass sie nur während der Hochsaison an bestimmten Orten gelten: Sedona, Arizona, beispielsweise im März und April, oder Miami, während der touristischen Hochsaison von Januar bis März.
Mitarbeiterabzüge
Für Mitarbeiter legt der IRS Standardtarife für bestimmte Geschäftsreisekosten fest. Für Mahlzeiten variiert ein Standardtagesgeld je nach Reiseziel. Eine Standardkilometerrate umfasst auch die geschäftliche Nutzung eines Fahrzeugs, wodurch es den Beschäftigten vermieden werden kann, den Überblick über Benzin, Versicherung, Parken, Mautgebühren und alle anderen mit der Nutzung eines Autos oder Lastwagens verbundenen Nebenkosten zu behalten. Die Mitarbeiter erfassen und beanspruchen diese Kosten sowohl auf dem normalen als auch auf dem tatsächlichen Stand auf dem Formular 2106. Die Gesamtsumme wird auf dem Zeitplan A aufgeführt, in dem alle aufgelisteten Abzüge für die einzelnen Rückgaben aufgeführt sind. Nur der Betrag, der 2% des bereinigten Bruttoeinkommens übersteigt, ist abzugsfähig.
Steuersätze für das Geschäftsjahr
Für das Geschäftsjahr 2015, beginnend am 1. Oktober 2014, beliefen sich die Tagessätze des Arbeitgebers auf 172 US-Dollar für Übernachtung und Mahlzeiten. Das Tagegeld für die kostenintensiven Gebiete erreichte 259 US-Dollar. Diese Erstattungen unterliegen weder der Einkommenssteuer- noch der Lohnsteuer, noch werden sie im W-2 ausgewiesen. Personen, die selbständig erwerbstätig sind, haben keinen Übernachtungspreis, sie können jedoch eine Standardpauschale für Mahlzeiten und eine andere für Nebenkosten an Tagen verwenden, an denen sie die Mahlzeitenpauschale nicht verwenden. Sie geben diese und alle tatsächlichen Kosten als Abzug nach Schedule C an. Dieselben Regeln gelten für alle Personen, die einen erheblichen Anteil an dem Unternehmen besitzen, den der IRS mit 10 Prozent oder mehr definiert.