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Als Arbeitgeber sind Sie für die Zahlung der Lohnsteuer auf Bundes- und Bundesebene für Ihre Mitarbeiter verantwortlich. Einige Lohnsteuern wie Einkommenssteuern und FICA (Social Security und Medicare), die Sie von Ihren Mitarbeitern einbehalten. Andere, wie FUTA und SUTA, sind Steuern, die Sie zahlen müssen. Beziehen Sie sich bei der Ermittlung der Steuerpflichten Ihrer Mitarbeiter auf deren W-4-Formulare. Einige Steuern werden vierteljährlich ausgewiesen und hinterlegt. Andere müssen auf der Grundlage des vom IRS festgelegten Einzahlungsplans bezahlt werden.
Einzahlungspläne
Im Allgemeinen gibt es zwei Einzahlungspläne für ein Unternehmen: monatlich und zweiwöchentlich. Wenn Sie ein Neugeschäft sind oder während des Rückschätzungszeitraums (1. Juli bis 30. Juni des Vorjahres) Steuerschulden in Höhe von 50.000 USD oder weniger gemeldet haben, melden Sie einen monatlichen Zeitplan. Wenn Ihre Steuern während des Rückblickzeitraums mehr als 50.000 USD betragen, sind Sie ein zweiwöchiger Mitarbeiter.
Wann einzahlen?
Monatliche Einleger müssen bis zum 15. des Folgemonats Lohnsteuern wie Einkommenssteuer, Sozialversicherung und Medicare hinterlegen. Halbwöchentliche Einleger müssen die Lohnsteuer bis zum Mittwoch hinterlegen, nachdem eine Zahlungsperiode an einem Mittwoch, Donnerstag oder Freitag endet. Wenn die Zahlungsfrist an einem Samstag, Sonntag, Montag oder Dienstag endet, müssen die Steuern am darauf folgenden Freitag hinterlegt werden.
Ausnahmen
Wenn die Steuerschuld an einem bestimmten Tag 100.000 USD übersteigt, muss sie am folgenden Tag hinterlegt werden.
FUTA- und SUTA-Einreichung
Die Einzahlungen von FUTA und SUTA können vierteljährlich erfolgen, abhängig von dem Betrag, den Sie schulden. Ab dem Zeitpunkt, an dem Ihre FUTA- oder SUTA-Haftung 500 USD erreicht, müssen Sie in diesem Quartal eine Einzahlung vornehmen. Verwenden Sie für die Haftung von FUTA das Formular 940. Andernfalls zahlen Sie Ihre Steuer von FUTA und SUTA spätestens am 31. Januar des folgenden Jahres.
Wie zahle ich ein?
Arbeitgeber müssen online Einzahlungen über das EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) oder bei einem zugelassenen Finanzinstitut vornehmen, wobei sie zusammen mit ihren Schecks das Formular 8109 (Federal Tax Deposit Coupon) verwenden. Der IRS sendet den Arbeitgebern vorab ausgefüllte Gutscheine, die sie nachverfolgen und bei Bedarf automatisch wieder auffüllen. Wenn Sie keinen vorab ausgefüllten Gutschein haben, rufen Sie die Nummer 1 (800) 829-4933 an, um einen Gutschein anzufordern. Wenn Sie Ihren Coupon verschicken, verwenden Sie für jede Steuerart einen separaten Coupon, und überprüfen Sie, ob der EIN- und der Geschäftsname korrekt sind. Wenn Sie das EFTPS-System verwenden müssen, kann dies zu einer Bestrafung führen. Wenn Sie Ihre Steuerschuld bei Fälligkeit nicht hinterlegen, kann dies auch zu einer Strafe führen.